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Solicitud de presupuestos

Generación solicitud y envío presupuesto

El programa de gestión de la sección náutica permite gestionar la solicitud de presupuestos y el envío de dicha solicitud directamente al proveedor.

El proceso actual a la hora de solicitar un presupuesto puede ser de dos maneras:

1) Llamar directamente al proveedor y solicitarle por teléfono un presupuesto, de esta manera no queda constancia de la solicitud y normalmente tenemos que...

2) Enviar por correo electrónico la solicitud para que quede constancia.

En el programa de gestión náutica (Odoo) dicho paso se realiza de la siguiente manera. Se rellena el formulario de solicitud de presupuesto y una vez relleno se envía por correo electrónico desde el mismo programa al proveedor. El Odoo tiene la gran ventaja de que además de hacer lo propio de un programa de facturación, funciona como gestor de correo electrónico. Una vez rellenado el formulario de solicitud de presupuesto, podremos enviar directamente desde el mismo un correo que se genera automáticamente para el proveedor indicado y que adjunta de manera igualmente automatizada la solicitud de presupuesto.

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Compras

Una vez estamos en menú principal del Odoo, buscamos el botón de compras y una vez dentro entramos en la pantalla de solicitud de presupuestos. Aparecerán todas las solicitudes que se han generado, para generar uno nuevo presionamos en el botón crear

 

Solicitud de presupuestos

  • En la pantalla de crear un presupuesto nuevo debemos rellenar el campo proveedor, seleccionando de una lista de contactos donde podemos elegir el proveedor deseado si ya existe en la base de datos o crear uno en el momento.

  • Es importante que cuando se cree un nuevo proveedor, se genere con la mayor cantidad de datos posibles, email, teléfono, dirección,etc

  • La fecha de pedido se genera automáticamente, pero se puede modificar.

  • La referencia de proveedor es muy importante ponerla y debe ser la misma que la cuenta analítica, lo ideal es copiar la cuenta analítica y pegarla en ese campo.

  • El acuerdo de compra es un campo que se utiliza para las licitaciones.

  • Dentro de los campos  de las líneas de solicitud de presupuesto uno de los más importantes es la cuenta analítica, aquí salen los nombres de los proyectos que se han generado en la aplicación de proyectos. La elección correcta del proyecto dentro de esta cuenta analítica es muy importante para el control presupuestario.

  • Otro campo que tiene una gran importancia es la fecha prevista. Dicha fecha reflejará cuando se desea que se haga el pago una vez sea aceptado el presupuesto

  • Y otro campo importante es el que está debajo de las líneas de solicitud de presupuesto, donde haremos un resumen de la naturaleza del gasto.

  • Una vez rellenado el formulario, le damos al botón guardar

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Odoo - Sample 1 for three columns

Envío de solicitud por correo

Éste botón aparece en la parte superior del formulario y cuando hace click en él se genera automáticamente un correo con la solicitud adjunta y un cuerpo de correo generado automáticamente así como el asunto y el destinatario del mismo. Todos estos campos podrán ser modificados en cualquier momento, incluso se podrán añadir más documentos adjuntos

Odoo - Sample 2 for three columns

Impresión solicitud de presupuesto

Dicho botón sirve para generar la solicitud en formato pdf, que se puede imprimir en papel o guardar como archivo

Odoo - Sample 3 for three columns

Confirmación o cancelación

Sólo los usuarios con permisos específicos, podrán ver dichos botones, Quien confirma, tiene que tener los permisos pertinentes, y una vez se confirme, la solicitud de pedido pasa a convertirse en pedido confirmado. Si se cancela la solicitud se parará y no se convertirá en pedido.

Estados de la solicitud

Odoo CMS - a big picture

Éstos son los tres estados que puede tener una solicitud

Petición de presupuesto, en el momento que se ha generado

Petición de cotización enviada: se ha mandado por email

Pedido de compra: se ha confirmado la solicitud

 

Tipos de solicitudes de presupuesto

Presupuesto

Solicitud de presupuesto para una compra

SDP

 
  • Se genera y se envía por email
  • Se recibe cotización y se actualiza el precio
  • Se adjunta presupuesto recibido a la solicitud
  • Se pone la palabra "presupuesto" delante en el nombre de la referencia para que sea visible al responsable de confirmarla
  • Cuando se envía una solicitud a un proveedor se le debe advertir que debe incluir en el albarán y en la factura tanto el número de la solicitud como la referencia del proveedor

Nota régimen interno

Solicitud de adelanto de dinero

NRI

 
  • Se genera y la supervisa y confirma el director deportivo de la sección náutica
  • La secretaria de náutica la supervisa y la hace visible a administración incluyendo la palabra "nota" al principio del nombre de la referencia y le asigna una cuenta contable a cargar
  • El departamento de administración descarga la nota y la contabiliza
  • Dicha nota se firmará en el "CONTAR"

Nota remuneración

Solicitud de pago de dietas

NRM.

 
  • Se genera y la supervisa el director deportivo de la sección náutica
  • La secretaria de náutica la supervisa y la hace visible al directivo responsble incluyendo la palabra "nota" al principio del nombre de la referencia y le asigna una cuenta contable a cargar
  • El directivo responsable la confirma y es entonces cuando se hace visible al departamento de administración que la imprime, la visa y incluye en la nómina del destinatario