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Procedimiento a la hora de realizar un viaje en la sección náutica

Proceso de aprobación de informes y presentación de los mismos

Cada viaje que haga el equipo de regatas del Real Club Náutico de Gran Canaria deberá primero estar presupuestado. Tanto si está presupuestado como si no, dos meses antes de que el viaje comience se deberá redactar un informe explicando todos los pormenores de dicho viaje.

Dicho informe se podrá realizar en un documento word, excell o directamente dentro del proyecto que se haya realizado para dicho evento.

Si son documentos word o excell, se adjuntarán a una tarea dentro del proyecto que se llamará "Informe Previo". A dicha tarea habrá que asignarle una etiqueta que en este caso será "Informe de solicitud".



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Crear tarea que se llame "Informe Previo"

Dentro del proyecto que utilice para el viaje que vaya a realizar, cree una tarea que se llame "Informe Previo" donde detallará todo lo que a continuación se le pide

Odoo - Sample 2 for three columns


Asignar tarea

Dicha tarea se le asignará al Director Deportivo para que estudie el informe y lo acepte, lo modifique o lo rechace

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Asignar una etiqueta

Deberá asignársele la tarea "Informe de solicitud" así como una fecha límite para que este informe sea aceptado.

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Descripción del informe

El informe se podrá escribir en la Descripción de la tarea o también se podrá adjuntar, siguiente foto.




Adjuntar informe

En el botón donde se indica Adjunto(s), se podrá incluir el informe si lo hemos realizado en Word o excell.

 

 

Entre los pormenores del viaje se debe especificar:

- Nombre del campeonato, convivencia, entreno, etc. El nombre que hemos generado en los proyectos sigue el formato siguiente:

VIAJE<NOMBRE CAMPEONATO><CLASE><LUGAR><FECHA INICIO><FECHA FIN><AÑO>

Donde la FECHA INICIO es la de inicio del viaje y la FECHA FIN la fecha de fin del viaje.

Este mismo formato es el que hay que seguir poniendo en los informes.

- Fecha desde que comienza el viaje hasta que finaliza.

- Presupuesto con el que cuenta para el viaje. Si no cuenta con presupuesto, justificación del por qué hay que realizar este viaje.

- Nombre y apellidos del entrenador o entrenadores que viajarán con el equipo.

- Número de deportistas que viajarán.

- Nombre de los deportistas que viajarán.

- Criterio utilizado para la elección de dichos deportistas.

- Logística organizada para la realización de dicho viaje, ej., cómo viajan los barcos, cómo viajan los deportistas, alojamiento, comidas, etc.

- Utilización de recursos que necesita el entrenador que viaje con el equipo, neumática del club, compás, anemómetro, radio, etc.

- Descripción de los gastos e importes que el club tendrá que soportar en dicho viaje. Todo lo que el club pueda pagarlo directamente por transferencia indicarlo. Mientras se puedan hacer la mayoría de pagos por transferencia directa del club más rápida y sencilla será la justificación del viaje.

- Dentro de los gastos que pueden ser susceptibles de pago por transferencia están: Billete avión, ferry, contenedor, alquiler lancha, alojamiento, inscripción, trasporte autobús.

Este Informe debe ser aceptado por el Director Técnico y seguidamente por el Comodoro antes de la fecha que se ha indicado en la tarea. El Director Técnico se encargará de que así sea.

Una vez aceptado el "Informe Previo", se generarán las Notas de Régimen Interno (NRI) y las Notas de Remuneración (NRM) y Solicitudes de Presupuesto (SDP) que tendrán que concordar con los plazos y conceptos señalados en el "Informe Previo". Las NRI, incluirán los gastos que el entrenador necesitará para poder pagar sus gastos cuando esté de viaje. Las NR incluirán las dietas que el entrenador tiene derecho a percibir por haber estado acompañando a los deportistas en el viaje, dicha remuneración la recibirá una vez haya justificado el gasto del viaje y entregado el "Informe técnico" e "Informe de Justificación del gasto". 

Las Solicitudes de Presupuesto (SDP) se utilizarán para todos aquellos gastos que el club vaya a pagar directamente por transferencia, mientras más gastos pague el Club por transferencia más sencilla y rápida será al final la justificación de gastos.

El proceso de generación de NRI, NRM y SDP está explicado en este link.

 

Una vez el entrenador regrese del viaje, tendrá que realizar por el mismo procedimiento, la creación de una tarea que se llame "Informe de gasto" con la etiqueta "Informe del Gasto" donde se reflejarán todos los gastos generados durante el viaje y la justificación del los mismos dando explicación de los gastos para que concuerden con los días de duración del evento, a este informe se le podrá añadir el reporte de justificación de gastos que se creará en la aplicación "Gastos".

Esta tarea se le vuelve a asignar a el "Director Técnico" que tendrá que aprobarla antes de la fecha que se le ha puesto a dicha tarea y también tendrá que ser aprobada por el Comodoro o Vicecomodoro.